Para empezar hay que tomar en cuenta que un inventario es la representación de la existencia de bienes almacenados destinados a
realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o
transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo
circulante.
Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas.
Los inventarios le agregan utilidad de tiempo, lugar y
cantidad al producto. Aquel producto que no está en el lugar determinado, en el
tiempo necesitado y en las cantidades solicitadas, pierde posibilidades de
consumo.
Como en muchos procesos de una empresa, la correcta
gestión de inventarios requiere de una buena contabilidad. Su objetivo es
identificar los valores que deben incluirse en el costo de los productos o
servicios vendidos durante un periodo y planificar el siguiente.
Tu
contabilidad en este proceso debe ser muy rigurosa, porque si existe un error
en la valuación del inventario, éste se verá reflejado en los valores del costo
de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el
periodo.
MANERAS PARA MANEJAR UN INVENTARIO
1.
Asistencia al proveedor
Una forma efectiva
de manejar el inventario es solicitar la ayuda de los proveedores. Los
inventarios manejados por ellos le dan al vendedor acceso a la información del
distribuidor. El proveedor genera órdenes de compra basadas en las necesidades
del distribuidor. Las compañías de distribución intensiva utilizan controles de
los inventarios manejados por los vendedores para eliminar errores en el
ingreso de datos y para manejar efectivamente las fechas de las órdenes de
compra.
2.
Personal de control de inventario
Un método eficiente
para manejar inventarios es contratar un especialista que se dedique a eso. Los
especialistas en inventarios manejan todos los artículos de mercadería que
están a mano o en tránsito. También realizan ajustes, manejan devoluciones,
validan mercadería recibida e implementan estrategias de información de
inventarios.
3.
Tiempo principal
El tiempo principal
es la cantidad de tiempo que lleva reorganizar un inventario. Los proveedores
entregan productos en distintos momento después de que se presenta una orden.
Una manera útil de manejar inventarios es establecer informes de este tiempo
para comprender cuánto lleva reponer tu inventario.
4.
Niveles de monitoreo de inventario
Tener altos niveles
de inventarios suma a los gastos y aumenta los costos generales. Una forma
efectiva de manejar inventarios es determinar las demandas del negocio. Limita
los inventarios por temporada y recorta los inventarios que no se venden.
5.
Entrega a clientes
Una forma efectiva
de manejar inventarios es medir el volumen de los mismos y el tiempo de
entrega. Esto implica medir cuán seguido tu inventario se vende y cuánto lleva
llegar a manos de los consumidores.
6.
Consultor de inventario
Muchas organizaciones
contratan consultores de inventarios por fuera de la compañía para desarrollar
y manejar los sistemas de inventario interno. Son responsables de mantener la
precisión, el conteo circular, el envío y recepción, y de manejar operaciones
de retiro de órdenes.
7.
Software de compras
Muchos negocios
manejan inventarios diseñando una base de datos de manejo o comprando software
para esta tarea. Esto permite que los distribuidores personalicen la base de
datos para que se adecue a las necesidades individuales.
8.
Volumen de productos
Todos los negocios
tienen productos que se venden y productos que quedan en los estantes. Una
manera útil de manejar inventarios es establecer un sistema que detalle que
productos se mueven con rapidez y que productos llevan más tiempo.
9.
Sistema de rastreo
Muchos negocios
desarrollan un sistema de rastreo para manejar inventarios y monitorear los
tiempos de entrega. Estos sistemas van desde hojas de cálculo hasta programas
de computadora. Proporcionan control completo del inventario permitiendo que
los dueños de los negocios organicen los niveles de artículos y conteos
circulares en los centros de distribución y habitaciones de almacenado.
10. Trabajo en
progreso
Los negocios manejan
sus inventarios exitosamente rastreando las unidades a medida que se mueven a
través de las distintas etapas de las operaciones. Muchos negocios utilizan
algún inventario para crear otros productos. Establecer un sistema para
registrar materiales de "trabajos en progreso" permite a los negocios
ajustas cantidades de órdenes antes de que el inventarios se vuelva lento y
retrase la producción.
COMO HACER UN
BUEN INVENTARIO
¿Cuándo lo hago?
Realizar
inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la
medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al
cierre contable.
Clasificación por activos
En cuanto
a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya
todos los activos deberá
existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias
del almacén) y las
de activo fijo (maquinaria,
instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso,
lógicamente, debe ser también objeto de inventario.
Por lo que
se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras),
necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante.
Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por
unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.
Paso a paso
Lo primero
es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea
debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos
todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de
producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el
almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se
trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los
programas informáticos más habituales. Desde Internet es
posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.
Calcula tus márgenes de maniobra
A modo de
referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación
ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación
distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los
más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B
se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se
admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.
Optimiza el proceso
Lo más recomendable es hacer inventario cuantas más
veces mejor y combinando dos técnicas para que sea más sencillo: en primer
lugar, el sistema
de clasificación ABC. Junto a ese sistema ABC,
lo mejor es dividir el stock en “familias de
productos” .
BENEFICIOS DE UN BUEN INVENTARIO.
Son muchos los beneficios que puede proporcionar a
tu empresa hacer buenos inventarios:
·
Evitar roturas de stock. Cada vez que dejas de
atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta
y, quizás, un buen cliente.
·
Detectar material caducado o deteriorado. El fin del inventario no
es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones
adecuadas para la venta. Si no llevas un control regular, puedes encontrarte
con que lo que creías bienes útiles ya no lo son tanto.
·
Promociones y liquidaciones. Estar
atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase
y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.
·
Conocer el valor de tus existencias. Normalmente, las existencias se valoran
a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado,
la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado a
la moda esté el producto, mayor necesidad de actualización.
REFERENCIAS:
