Actividad 5 | 10% de Heteroevaluación | Administración de un inventario.

Para empezar hay que tomar en cuenta que un inventario es la representación de la  existencia de bienes almacenados destinados a  realizar una operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante.

Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas.

Los inventarios le agregan utilidad de tiempo, lugar y cantidad al producto. Aquel producto que no está en el lugar determinado, en el tiempo necesitado y en las cantidades solicitadas, pierde posibilidades de consumo.

Como en muchos procesos de una empresa, la correcta gestión de inventarios requiere de una buena contabilidad. Su objetivo es identificar los valores que deben incluirse en el costo de los productos o servicios vendidos durante un periodo y planificar el siguiente.

Tu contabilidad en este proceso debe ser muy rigurosa, porque si existe un error en la valuación del inventario, éste se verá reflejado en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el periodo.

 

 MANERAS PARA MANEJAR UN INVENTARIO

1.     Asistencia al proveedor

Una forma efectiva de manejar el inventario es solicitar la ayuda de los proveedores. Los inventarios manejados por ellos le dan al vendedor acceso a la información del distribuidor. El proveedor genera órdenes de compra basadas en las necesidades del distribuidor. Las compañías de distribución intensiva utilizan controles de los inventarios manejados por los vendedores para eliminar errores en el ingreso de datos y para manejar efectivamente las fechas de las órdenes de compra.

2.     Personal de control de inventario

Un método eficiente para manejar inventarios es contratar un especialista que se dedique a eso. Los especialistas en inventarios manejan todos los artículos de mercadería que están a mano o en tránsito. También realizan ajustes, manejan devoluciones, validan mercadería recibida e implementan estrategias de información de inventarios.

3.     Tiempo principal

El tiempo principal es la cantidad de tiempo que lleva reorganizar un inventario. Los proveedores entregan productos en distintos momento después de que se presenta una orden. Una manera útil de manejar inventarios es establecer informes de este tiempo para comprender cuánto lleva reponer tu inventario.

4.     Niveles de monitoreo de inventario

Tener altos niveles de inventarios suma a los gastos y aumenta los costos generales. Una forma efectiva de manejar inventarios es determinar las demandas del negocio. Limita los inventarios por temporada y recorta los inventarios que no se venden.

5.     Entrega a clientes

Una forma efectiva de manejar inventarios es medir el volumen de los mismos y el tiempo de entrega. Esto implica medir cuán seguido tu inventario se vende y cuánto lleva llegar a manos de los consumidores.

6.     Consultor de inventario

Muchas organizaciones contratan consultores de inventarios por fuera de la compañía para desarrollar y manejar los sistemas de inventario interno. Son responsables de mantener la precisión, el conteo circular, el envío y recepción, y de manejar operaciones de retiro de órdenes.

7.     Software de compras

Muchos negocios manejan inventarios diseñando una base de datos de manejo o comprando software para esta tarea. Esto permite que los distribuidores personalicen la base de datos para que se adecue a las necesidades individuales.

8.     Volumen de productos

Todos los negocios tienen productos que se venden y productos que quedan en los estantes. Una manera útil de manejar inventarios es establecer un sistema que detalle que productos se mueven con rapidez y que productos llevan más tiempo.

9.     Sistema de rastreo

Muchos negocios desarrollan un sistema de rastreo para manejar inventarios y monitorear los tiempos de entrega. Estos sistemas van desde hojas de cálculo hasta programas de computadora. Proporcionan control completo del inventario permitiendo que los dueños de los negocios organicen los niveles de artículos y conteos circulares en los centros de distribución y habitaciones de almacenado.

10. Trabajo en progreso

Los negocios manejan sus inventarios exitosamente rastreando las unidades a medida que se mueven a través de las distintas etapas de las operaciones. Muchos negocios utilizan algún inventario para crear otros productos. Establecer un sistema para registrar materiales de "trabajos en progreso" permite a los negocios ajustas cantidades de órdenes antes de que el inventarios se vuelva lento y retrase la producción.

 COMO HACER UN BUEN INVENTARIO

¿Cuándo lo hago?

Realizar inventario al menos una vez al año no deja de ser una exigencia legal en la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al cierre contable. 

Clasificación por activos

En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario.

Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una u otra partida.

 Paso a paso

Lo primero es verificar la ubicación de los artículos, es decir, localizarlos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.

Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.

Calcula tus márgenes de maniobra

A modo de referencia, que sepas que siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio), la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.

Optimiza el proceso

Lo más recomendable es hacer inventario cuantas más veces mejor y combinando dos técnicas para que sea más sencillo: en primer lugar, el sistema de clasificación ABC. Junto a ese sistema ABC, lo mejor es dividir el stock en “familias de productos” .

 BENEFICIOS DE UN BUEN INVENTARIO.

Son muchos los beneficios que puede proporcionar a tu empresa hacer buenos inventarios:

·         Evitar roturas de stock. Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta y, quizás, un buen cliente.

·         Detectar material caducado o deteriorado. El fin del inventario no es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones adecuadas para la venta. Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creías bienes útiles ya no lo son tanto.

·         Promociones y liquidaciones. Estar atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.

·         Conocer el valor de tus existencias. Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado o descatalogado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida. Cuanto más ligado a la moda esté el producto, mayor necesidad de actualización. 

REFERENCIAS:

 http://pyme.lavoztx.com/las-10-mejores-maneras-de-manejar-el-inventario-5078.html

http://www.gestiopolis.com/que-es-inventario-tipos-utilidad-contabilizacion-y-valuacion/#tipos-de-inventarios

https://www.entrepreneur.com/article/263683 

http://www.emprendedores.es/gestion/como-hacer-un-inventario